Funcionamiento ZENDESK – Gestión | Ventas ONLINE

Informar que se ha puesto en funcionamiento en el departamento de Gestion | Ventas ONLINE, una herramienta para la gestión de incidencias y solicitudes remitidas al este departamento para agilizar y mejorar la tramitación y tiempo de respuesta.

A fin de mejorar la operativa y evitar que las solicitudes e incidencias no se gestionen correctamente por alguna de las partes, por causas como emails no leídos, extravíos o derivación a terceros, y que conlleve a múltiples  búsquedas de correspondencia relacionada, etc  detallamos  a continuación el funcionamiento de la herramienta .

• Todos los email remitidos a la dirección [e-mail], automáticamente abrirán un ticket numerado y se iniciara el proceso de tramite y resolución, además de los emails recibidos a alguna de las direcciones email personales, que consideremos deban ser gestionados con este método. 

• Para cada una de las direcciones de email se genera un acceso a una URL que será para acceder a la parte publica de la herramienta para que podais consultar el estado de vuestra solicitud o incidencia de los emails recibidos desde vuestra dirección de email y de los que estéis en copia.

• URL: https://hipotels.zendesk.com/hc/es

Al acceder deberéis marcar la opción “obtener contraseña” e introducir vuestro email para  la creación de contraseña a través del link que recibiréis vía email.

• Posteriormente al acceder a la URL en la parte superior, deberéis marcar la opción “ Mis actividades” y accederéis a todas las solicitudes o incidencias que hayáis u os hayamos reportado, junto al estado de la misma.

• Cada ticket proporciona toda la correspondencia mantenida desde el momento que se reportó.

• En cada ticket podréis ver en el apartado “asignado a”, la persona del departamento Gestion | Ventas ONLINE que lo esta tramitando, para que en caso de consulta, podáis dirigiros directamente.

• En el caso de que la incidencia estuviera resuelta, podría reabrirse por ambas partes si se detectara alguna otra incidencia o solicitud y poder asi mantener la correspondencia inicial.
• Las incidencias en estado de espera respuesta por vuestra parte, automáticamente enviara emails recordatorios de que la solicitud o incidencia está pendiente, durante un plazo de días, si al cabo del tiempo determinado de respuesta, el cual podréis consultar a pie del email recibido, no hubiéramos recibido respuesta, se cerrara el ticket automáticamente, dando la incidencia por resuelta.

Detalles significado estado de tickets:

• ABIERTO: El departamento de Gestion | Ventas ONLINE lo esta tramitando
• ESPERANDO RESPUESTA: Estamos a la espera de vuestra respuesta para proceder
• EN ESPERA: Está pendiente de la respuesta de un tercero, es decir ni pendiente por nuestra parte ni por la vuestra
• RESUELTA: La incidencia o solicitud ha sido resuelta

Por otra parte, también será de uso para la información, consulta de `procedimientos, integración PMS, novedades, preguntas frecuentes..etc a través del apartado inferior “ Gestion | Ventas ONLINE”, en el que iremos introduciendo toda aquella información que pueda ser de vuestro interés con la operativa relacionada del departamento.

Deberá accederse al apartado comunidad y desde allí ir a la publicación o consulta de información y procedimientos.

No obstante, para cualquier consulta al respecto o bien propuestas que podáis proporcionaros que puedan ser de vuestra ayuda para poner a vuestra disposición, rogamos nos informéis para mejorar la operativa para ambas partes.

Asimismo, agradeceríamos hacer uso y consulta continua de la herramienta para agilizar las solicitudes e incidencias.

En caso de problemas de acceso a la herramienta, agradeceríamos nos contactarais para revisar que los accesos han sido configurados correctamente.